Akční analýza dat
Využijte svá firemní data na maximum
Pro koho to je
Máte ve firmě desítky reportů či Excelů či datový sklad s BI řešením za milióny a víte, že míra využití... je nízká?
Chcete vašemu týmu vytvořit prostředí, kde se může rychle rozvíjet díky efektivní analýze dat?
Tušíte, že se to nepodaří bez změny přístupu týmu?
Jste dodavatelem v tého oblasti a hledáte cesty jak rozvíjet svůj business?
V čem je příležitost
Chybí nástroje pro zachycení, sdílení a využívání zkušeností z analýzy dat.
Takto příslušné know-how zůstává v hlavách konkrétních lidí.
Kteří odejdou, zapomenou, nepředají jej juniorům...
Jak ji využít
Nabízíme tři směry, jak tyto neefektivitu odstranit a příležitosti využít.
Akční BI - Metodika
Přínosy
Pro uživatele BI řešení:
Zvyšte hodnotu BI řešení.
Snižte riziko, že připravované BI řešení nepřinese očekávané efekty.
Pro dodavatele BI řešení:
Usnadněte prodej BI řešení tím, že v průběhu prodejního procesu bude BI dodavatel schopen daleko přesvědčivěji businessu demonstrovat přínosy řešení.
Úspěchem dodaného řešení si zvyšte šance na realizaci dalších rozšíření BI řešení u zákazníka.
Pro HR konzultanty, agile experty, dodavatele řešení pro sdílení firemních informací a znalostí apod. :
Dodejte své služby na míru BI týmům s větší efektivitou.
Veškeré úvahy jsou zcela nezávislé na konkrétních produktech. Uživatelé mohou používat Tabelau, Power BI, Qlick, Good Data, SAS, SAP, Oracle, běžný Excel či Google Sheets, pro přípravu používat Informaticu, MS SSIS nebo Keboolu, pro reporting třeba Reporty do kapsy, pro komunikaci Slack či e-mail a pro sdílení MS Sharepoint nebo Google Sites atd.
I. Akční BI - Mapy znalostí
Při současné analýze dat platí:
Není jednoduché provázat otázky, které si kladou lidé z businessu typu „Co mám udělat pro zvýšení prodejů?“ s otázkami, na které lze jednoduše odpovědět z dat typu „Jaké byly prodeje minulý rok po měsících a produktech?“
Jakákoliv data jsou k ničemu, pokud se na jejich základě neprovede nějaká akce. Proto má smysl systematicky otázky a odpovědi důsledně provazovat s akcemi, které na základě nich lze udělat.
Pro myšlenky a zkušenosti související s analýzou dat není vhodná forma, do které by šly zachytit tak, aby mohly postupně zrát a šly jednoduše sdílet a využívat.
Akční BI mapy umožňují zachycovat, provazovat a následně sdílet a využívat znalost analýzy dat ve formě obchodních a datových otázek a z nich vyplývající akcí.
Koncept akční analýzy dat. Provázání 3 typů otázek s akcemi je zachyceno v akčních BI mapách. Ty efektivně zachycují know-how, lze je snadno vytvořit sdílet, využívat a doplňovat napříč celým týmem. Při odchodu zkušeného člena týmu jeho know-how neodchází s jeho hlavou.
Jak takovou mapu vytvořit?
Forma mapy může být různá,např. "lepíky" , ideálně tříbarevné
papírové PostIt umístěné na flipchartu či tabuli ve stylu HCD "kdo nelepíkuje, jako by nebyl",
virtuální na virtální tabuli typu Miró, Google Jamboard v Google Drive nebo obyčejném slidu v PowerPointu.
Začít mapu můžete stavět odkudkoliv:
"dataři" mohou rozvíjet datové otázky nad dostupnými daty,
"systematici" mohou začít odshora např. úvahou "co mohu dělat, abych naplnil svůj cíl?",
"dělači" mohou zaklidně odprostřed tj. konkrétních úvah o akcích typu "Co kdyby si obchoďáci sjednali schůzku s důležitými zákazníky, kteří jsou možná na odchodu?",
klíčem je nepromarnit okamžik, kdy má člověk "osvícení" tj. vhled, námět na jakékoliv úrovni a třeba později ho začlenit do celkového "big picture".
Následně "jednotlivé lepíky" propojujte podle následujících pravidel:
„Obchodní otázky“ dekomponujte na podrobnější , viz také např. issue tree, například "Co mám udělat pro zvýšení prodejů?" lze rozpadnout na "U kterých firem se mám snažit, aby neodešly?"
„Datové otázky“ rozviňte nad výsledky jiných datových otázek například nad historickými daty o prodejích se můžete zeptat "Které firmy u nás utrácely více jak 20% našich příjmů a přitom objem prodejů již rok a více klesá?"
Propojte dohromady „obchodní otázky“ s „datovými otázkami“ tam, kde se věcně ptáte na to samé, takové otázky nazvěme "akční",
Propojte „akce“ s akčními otázkami, jejichž zodpovězení vám provedení akce umožní.
V čem je "trik"?
Trik je zřejmě v tom, že:
businessové úvahy typu "Růst mohu akvizicí, up-sellem, cross-sellem, retencí, expanzí..." i
datové dotazy typu "SELECT * FROM A JOIN B ON A.id=b.id where A.revenue > 100".
jsou převedeny do stejné formy, na "společného jmenovatele" a to na srozumitelné OTÁZKY v základní češtině.
Ty lze pak daleko jednodušeji pospojovat do konzistentního řetězce, protože se přitom nemíchají " jablka s hruškama" tj. různé úrovně či úhly uvažování.
Příklady akčních map
Příklady mapy růstu B2B prodeje najdete níže. Další naleznete v knihovně map. Své mapy můžete nasdílet s ostatním v rámci naší Challenge.
II. Akční BI - IT prostředí
Jak má vypadat pracovní prostředí pro analýzu dat, které co nejvíce usnadní sbírání a využívání know-how vyjádřeného v akčních mapách?
Doplnitelné znalostmi - K prezentovaným datům i výstupům zachycovat a poskytovat kontext, tj. poznámky pro smysluplnou interpretaci, využití a další (účelné) rozšiřování dat. Pozn: Nemyslí se popisky z datového modelu typu "Datum zdanitelného plnění znamená datum zdanitelného plnění".
Umožňující sociální interakci - Analýza dat je nekončící proces učení se. V ideálním stavu se učí všichni od všech. Proto by mělo být maximum sdíleno.
Snadno a rychle vstřebatelné - V době informačního přetlaku s tabulkami a koláčovým a sloupcovým grafy nevystačíme. Je třeba hledat nové pohledy na data.
Usnadňující akci - Čím nižší je bariéra k provedení nějaké akce na základě dat, tím větší je šance, že se akce skutečně stane.
Takové prostředí jsme se snažili vytvořit například v rámci projektu Rozpočet obce, kde se
prezentovaly různé pohledy na data o rozpočtech obcí, znalostní kuchařka "jak číst rozpočty",
zároveň se postřehy sdíleli na sociálních sítích např. v diskuzní sekci "Co vy na to?" pod rozpočty jednotlivých obcí. a
přípravovali se jednoduše vstřebatelné pohledy na data typu a žebříčky obcí dle různých kritérií.
Je třeba si uvědomit, že akční prostředí pro analýzu dat není vázáno na nějaký konkrétní nástroj. Můžete ho klidně realizovat kombinací Google Sheets + Docs + Sites. Anebo nasadit ty nejvýkonnější enterprise nástroje. Podstaný je směr, kterým je chcete použít.
III. Akční BI - Kultura a lidé
Máte tým postavený na vzájemné soutěživosti? Má velká část týmu postoj "Já jsem skvělý... a ostatní jsou lůzři?" Sám jste nastavený/á tak, že všechny a všechno potřebujete mít pod kontrolou? Protože jiní by to neudělali tak dobře? Nebo by to rovnou zničili či vynesli konkurenci? Pak vcelku nemá se daným tématem zaobírat. Prostě to nebude fungovat. Proč by lidé sdíleli nějaké myšlenky, když je může někdo "zneužít" proti nim? Sorry. Je to sice tak, ale máte vůli to změnit? Čtete dále ;-).
Náš přístup je vhodný pro týmy, kde lidé své know-how sdílí. Rádi. Protože to nechápou jako své ohrožení. Chápou to jako příležitost, jak celý tým posunout dál a naplňovat tak svojí "misi". Takové očekávání jsou dnes spojena s "agilním" přístupem a souvisejími metodikami, frameworky a přístupy typu SCRUM. Ač jde do určité míry zprofanovaný pojem, pokud se daří jeho principy naplňovat, může přinést i slíbované přínosy viz např. tento pohled na Agile.
V týmu je třeba důsledně propojit dataře s dělači . První umí analyzovat data, ale k procesům mají odtažitý vztah. Druzí procesy čijí... ale metody analýzy dat je zas tak moc nezajímají. Teprve důsledným spojením těchto lidí vzniká něco nového, stejně jako pří spojení spermie s vajíčkem.
Hlavy v týmu pak hlídají, aby se neřešily hlouzoviny a aby vše vedlo k hlavnímu cíli - posílit výsledovku týmu či firmy. SCRUM master v týmu hlídající měkké věci a odstraňující třecí plochy mezi brutálně odlišnými typy lidí není vůbec od věci.
Srdce mají jako misi vytváření prostředí v týmu. které je souladu hodnotami a principy agilního přístupu. De facto jde o SCRUM mastery.
Poznámka: Zkušení dodavatelé analytických řešení mají před ostatním světem poměrně velký náskok. Dříve než slovo "agile" přešlo do širšího povědomí, už dávno měli své metodiky vycházející z toho, že nikdy nevědí, jaká data a v jakém stavu dostanou tj. museli se naučit žít ve světě "fixed time, fixed money, floating scope". Výsledkem byly například MoSCoW prioritizace používané ve správě v dnešní terminologii "backlogu". Otázka je zda tuto dovednost a přístup dovedou přenést i na týmy uživatelů analytických řešení. Sami asi ne, protože to je práce s postoji lidí, což není úplně silná stránka datových analytiků. Na druhou stranu ve spojení s nějakými silnými HR konzultanty, kteří mají po ruce tu správnou metodiku...;-)
IV. Akční BI - Metodika
Metodiku pro akční BI jsme vyvíjeli na různých projektech. Odpovídali jsme například na otázky:
Máte dost času a zdrojů si vše kolem akční analýzy dat udělat sami? Super, gratulujeme a držíme palce.
Cítíte, že by se vám zkušenosti anebo energie zvenčí hodily? Jsme vám k dispozici.